La gestión de adquisiciones en proyectos es un proceso clave que impacta directamente en el cumplimiento de plazos, costos y calidad. Sin embargo, muchas organizaciones cometen errores que generan retrasos, sobrecostos e incluso el fracaso del proyecto.

En este artículo conocerás los errores más frecuentes en la gestión de adquisiciones y cómo evitarlos mediante buenas prácticas y herramientas modernas de gestión.

1. Falta de una planificación adecuada

Uno de los errores más comunes es iniciar las adquisiciones sin una planificación clara de requerimientos, tiempos y presupuestos. Esto provoca compras de último minuto, contratos incompletos o sobrecostos innecesarios.

• Cómo evitarlo:

• Elaborar un plan de adquisiciones desde el inicio del proyecto.
• Definir claramente qué se debe comprar, cuándo y con qué presupuesto.
• Utilizar cronogramas alineados al plan general del proyecto.

2. Selección inadecuada de proveedores

Elegir proveedores solo por precio o sin criterios técnicos puede afectar la calidad de los entregables y generar incumplimientos contractuales.

•  Cómo evitarlo:

• Evaluar a los proveedores por experiencia, capacidad técnica, antecedentes y cumplimiento de normas.
• Usar matrices de evaluación con criterios ponderados (calidad, costo, plazo, soporte).
• Realizar visitas técnicas o revisiones previas.

3. Contratos mal definidos

Contratos ambiguos o incompletos generan conflictos legales, retrasos y sobrecostos.

• Cómo evitarlo:

• Elaborar contratos claros que especifiquen plazos, penalidades, estándares de calidad y condiciones de pago.
• Contar con asesoría legal especializada en contratos de proyectos.
• Revisar los contratos con todas las partes interesadas antes de firmar.

4. Deficiente control y seguimiento de adquisiciones

Otro error frecuente es asumir que, una vez firmado el contrato, el proceso está asegurado. Sin seguimiento constante, pueden presentarse demoras en entregas o incumplimientos de calidad.

• Cómo evitarlo:

• Establecer un sistema de seguimiento con indicadores de desempeño (KPIs).
• Revisar avances con reportes periódicos.
• Documentar todos los cambios o incidencias durante la ejecución.

5. No integrar la gestión de adquisiciones con la gestión de calidad

En muchos proyectos, adquisiciones y calidad se gestionan de manera separada, lo que ocasiona entregas que cumplen con tiempos y costos, pero no con estándares de calidad.

• Cómo evitarlo:

• Integrar la gestión de adquisiciones con los planes de calidad del proyecto.
• Establecer controles de calidad en cada entrega del proveedor.
• Aplicar normas internacionales como ISO 9001 o lineamientos del PMBOK.

Evitar estos errores requiere no solo experiencia, sino también capacitación especializada. La correcta gestión de adquisiciones asegura que los recursos del proyecto se utilicen de manera eficiente, mientras que la integración con la gestión de calidad garantiza entregables sostenibles y de alto valor.

El Curso en Gestión de la Calidad y Adquisiciones en Proyectos brinda a los profesionales las herramientas necesarias para:

• Diseñar planes de adquisiciones eficientes.
• Seleccionar y evaluar proveedores estratégicos.
• Elaborar contratos claros y completos.
• Integrar la calidad en cada fase del proyecto.

Invertir en esta formación es la clave para liderar proyectos exitosos, evitar sobrecostos y asegurar la satisfacción de clientes y partes interesadas.