Descubre trucos y herramientas de Word, Excel, PowerPoint, Access y Project para trabajar más rápido y con mejores resultados.

La ofimática es el conjunto de herramientas y técnicas que son utilizadas en la informática. De ahí sale su nombre, de la mezcla de Informática y Oficina, ya que se utiliza mayormente para labores de la oficina.

No es solo Word y Excel. Usada correctamente, puede ahorrar horas de trabajo, mejorar la calidad de los informes y facilitar la gestión de proyectos. Tanto si eres ingeniero como si trabajas en otra área profesional, conocer las herramientas y funciones avanzadas puede marcar la diferencia.

En este artículo te mostraremos trucos útiles y aplicaciones prácticas de Word, Excel, PowerPoint, Access y Project, que forman parte del Diplomado en Ofimática Profesional de Cersa.

1. Word: combinar correspondencia con base de datos de Excel

La combinación de correspondencia permite crear documentos personalizados (cartas, certificados, reportes) tomando datos de una hoja de Excel o base de datos.

1. En Word, ve a Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia.
2. Selecciona Usar una lista existente y elige tu archivo de Excel.
3. Inserta los campos (por ejemplo, nombre, fecha, estado).
4. Genera automáticamente un documento para cada registro.

Aplicación en ingeniería: generar certificados de avance de obra o reportes individuales por proyecto sin escribirlos uno a uno.

2. Excel: segmentadores y cronogramas en tablas dinámicas

Son filtros visuales que permiten mostrar datos con un clic.

1. Crea una tabla dinámica (Insertar → Tabla dinámica).
2. Ve a Insertar → Segmentador.
3. Selecciona el campo por el que quieres filtrar.

Aplicación: filtrar avances por fecha, responsable o zona sin tocar fórmulas.

3. Excel: crear funciones personalizadas con LAMBDA

Permite crear funciones propias sin usar macros ni VBA(Visual Basic para Aplicaciones).

1. En una celda, escribe la fórmula que necesitas.
2. Usa =LAMBDA(parámetros, cálculo) y guarda en Administrador de nombres.

Aplicación: crear una función “CALCVOLUMEN” para que calcule automáticamente volúmenes según dimensiones ingresadas.

4. PowerPoint: animaciones por trayectoria personalizada

Permite que un objeto se mueva siguiendo un camino que tú dibujes.

1. Selecciona el objeto.
2. Ve a Animaciones → Agregar animación → Trayectoria personalizada.
3. Dibuja el recorrido y ajusta velocidad.

Aplicación: mostrar el flujo de un proceso, el recorrido de maquinaria o movimiento de materiales.

5. Access: consultas con parámetros para buscar datos al instante

Consultas que piden un valor antes de ejecutarse, para mostrar solo la información que necesitas.

1. Crea una consulta.
2. En el criterio de un campo, escribe:
   
   Like “*” & [Ingrese el nombre] & “*”
3. Al ejecutarla, Access pedirá el dato y mostrará solo lo que coincide.

Aplicación: buscar proveedores, materiales o proyectos específicos sin recorrer toda la base.

6. Project: planificar con múltiples calendarios

Usar distintos calendarios dentro del mismo proyecto para reflejar diferentes jornadas laborales

1. Ve a Proyecto → Cambiar calendario de trabajo.
2. Crea nuevos calendarios y asígnalos a tareas o recursos específicos.

Aplicación: en obras en varias localidades, configurar horarios según el turno o región.

Dominar estas funciones avanzadas de ofimática profesional en Word, Excel, PowerPoint, Access y Project es una ventaja competitiva para cualquier ingeniero o profesional.

En el Diplomado en Ofimática Profesional de Cersa aprenderás a usar estas herramientas que te ayudaran a optimizar y eficientizar procesos, tanto para ingeniería como para otras carreras, ayudándote en la elaboración de informes y gestión de proyectos.